Comment émettre une facture électronique en 2026 — guide pratique

À partir du 1^er septembre 2027 (calendrier posé par l’article 91 de la loi de finances pour 2024¹), l’émission de factures B2B en France ne pourra plus se faire en papier ni en PDF simple. Elle devra transiter par une Plateforme Agréée (PA, ex-PDP) immatriculée²³, en format structuré (Factur-X, UBL ou CII). Le Portail Public de Facturation (PPF) ne propose plus d’émission ni de réception directe depuis le recentrage du 15/10/2024⁴ : il tient l’annuaire central des destinataires et concentre l’e-reporting. Cette page explique pas à pas comment émettre une facture électronique en 2026 : depuis le choix de l’outil jusqu’à l’archivage 10 ans, en passant par les mentions obligatoires.

Les 5 étapes pour émettre une facture électronique

Étape 1 — Vérifier que vous êtes bien équipé d’une Plateforme Agréée

Avant d’émettre une facture électronique, vous devez disposer d’une PA immatriculée au registre officiel². L’article 289 bis du CGI⁵ précise que « l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques s’effectuent en recourant à une plateforme agréée ». Sans cette infrastructure, vous ne pouvez pas émettre une facture juridiquement valable à compter du 1^er septembre 2027.

Pour vérifier qu’une plateforme est immatriculée PA, consultez la liste officielle DGFiP² (138 PA immatriculées + 14 en attente d’audit, 152 entrées au registre au 23/06/2026). Si vous n’avez pas encore choisi votre PA, lancez le comparateur structuré pour obtenir un top 5 personnalisé.

Étape 2 — Saisir la facture dans votre PA

Une fois votre PA active, l’émission d’une facture suit le même flux qu’avec un logiciel classique de facturation, à la différence près que la transmission au client est automatisée par la PA :

1. Créer la facture dans l’interface PA (saisie directe, importation depuis devis signé, ou conversion d’un bon de commande).
2. Compléter les mentions obligatoires (cf. section ci-dessous).
3. Valider : la PA convertit automatiquement la facture en format structuré (Factur-X, UBL ou CII selon votre choix par défaut)³.
4. Émission : la PA transmet la facture vers la PA du client, identifiée via l’annuaire central tenu par le PPF⁴ (interopérabilité PA-PA).

L’émission est instantanée. Le client reçoit la facture dans son propre espace PA, où il peut la consulter, l’archiver et la transmettre à sa comptabilité.

Étape 3 — Vérifier la transmission

La PA confirme la bonne transmission de la facture. Trois statuts possibles :

• Transmis — la facture est arrivée dans l’espace du client.
• En cours — la facture est encore en transit (rare).
• Échec — la facture n’a pas pu être transmise (PA destinataire inconnue, format invalide). Dans ce cas, votre PA vous notifie et vous devez corriger.

L’échec est rare mais structurant : tant que la facture n’est pas transmise, le client ne peut pas la régler dans les délais habituels. Surveillez le tableau de bord de votre PA dans les 24 à 48 heures suivant l’émission.

Étape 4 — Suivre le statut côté client

Côté client, votre facture passe par plusieurs statuts :

• Réceptionnée — déposée dans son espace.
• Approuvée — validée par sa comptabilité.
• Refusée — contestée (vous recevez la raison via votre PA).
• Payée — règlement effectué (la PA peut faire le suivi du règlement si elle dispose d’un module bancaire).

Ces statuts s’affichent en temps réel dans votre tableau de bord PA. Vous n’avez plus besoin de relancer manuellement votre client pour savoir où en est sa comptabilité — l’information est centralisée.

Étape 5 — Archiver 10 ans

Les factures électroniques doivent être archivées pendant la durée légale de 10 ans (article L. 102 B du Livre des procédures fiscales⁶). La PA assure l’archivage probant pour les factures émises (intégrité, authenticité, lisibilité). Pour les factures reçues, c’est l’entreprise destinataire qui en est responsable, avec accès en libre-service via sa PA.

L’archivage probant doit respecter trois critères :

• Intégrité — la facture ne peut pas être modifiée après émission.
• Authenticité — l’identité de l’émetteur est garantie (signature électronique de la PA).
• Lisibilité — la facture peut être consultée à tout moment pendant les 10 ans.

Mentions obligatoires sur une facture électronique 2026

Les mentions obligatoires reposent sur l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI⁷ et sur les articles 289 et suivants du CGI⁵.

Mentions classiques (déjà obligatoires aujourd’hui)

• Numéro de facture (séquentiel et chronologique).
• Date d’émission.
• Identité fournisseur (raison sociale, adresse, SIREN, TVA intracommunautaire).
• Identité client (raison sociale, adresse, SIREN).
• Description de la prestation ou du bien (nature, quantité, prix unitaire HT).
• Montants HT, TVA détaillée par taux, TTC.
• Date d’échéance et conditions de règlement.
• Pénalités de retard (taux et indemnité forfaitaire 40 € minimum, art. L. 441-10 du Code de commerce⁸).

Ajouts spécifiques post-réforme

Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022⁹ introduit 4 nouvelles mentions obligatoires sur les factures B2B électroniques :

• Numéro SIREN du client (en plus de son nom et adresse).
• Type d’opération : indication précise « livraison de biens » / « prestation de services » / « les deux catégories » (champ structuré obligatoire).
• Adresse de livraison des biens si différente de l’adresse de facturation du client.
• Mention « Option pour le paiement de la TVA d’après les débits » lorsque le fournisseur a opté pour ce régime.

Ces mentions sont remplies automatiquement par votre PA si vous avez correctement paramétré votre fiche entreprise et vos clients dans le carnet d’adresses.

Format de facture électronique : Factur-X, UBL, CII ?

La DGFiP reconnaît trois formats de facture électronique structurée³, tous trois sous norme CEN EN 16931¹⁰ :

Factur-X

PDF lisible humain + XML CII embarqué dans le PDF. Format hybride retenu par défaut sur la majorité des PA orientées TPE/PME françaises (à vérifier sur la page format de votre PA), combinant lisibilité PDF (le client peut imprimer la facture) et structuration XML (traitement automatique côté PA).

UBL (Universal Business Language)

XML pur, sans PDF. Standard OASIS utilisé notamment en Europe du Nord et dans le réseau Peppol¹¹. Légèrement plus performant en termes de transmission mais moins lisible pour l’humain.

CII (Cross Industry Invoice)

XML pur, syntaxe UN/CEFACT. Standard utilisé en B2G (Chorus Pro¹²) et dans certains contextes industriels. Plus riche en termes de champs métier.

Pour la quasi-totalité des TPE/PME françaises, Factur-X est le format par défaut. Détail technique complet sur la page Factur-X, UBL, CII : les formats acceptés.

Cas pratiques fréquents

Comment émettre une facture à un client qui n’a pas encore de PA ?

Au 1^er septembre 2027, toute entreprise française doit avoir une PA pour ses échanges B2B (la réception est obligatoire dès le 1^er septembre 2026 pour toutes les entreprises, art. 91 LF 2024¹). Si votre client B2B n’en a pas, deux options pratiques :

• Lui rappeler son obligation et l’orienter vers une PA freemium (Indy ou Tiime annoncent un plan gratuit selon leurs pages tarifs¹³¹⁴, Odoo Facturation One App Free également¹⁵).
• Conserver provisoirement votre relation commerciale en PDF email tant que le client n’est pas équipé, et basculer dès qu’il déclare sa PA dans l’annuaire central PPF⁴.

À noter : si votre client est un particulier (B2C), aucune PA n’est nécessaire — vous restez en facturation libre (PDF, papier).

Comment gérer un avoir ou une facture rectificative ?

Identique au workflow facture classique. Vous émettez un avoir via votre PA, qui le transmet automatiquement au client. L’avoir doit citer la facture initiale (numéro et date) qu’il rectifie.

Comment émettre une facture en cas d’auto-liquidation TVA (sous-traitance BTP) ?

L’auto-liquidation TVA (article 283-2 nonies du CGI¹⁶, en vigueur depuis le 01/01/2014) s’applique entre entreprises assujetties à la TVA dans le cadre d’un contrat de sous-traitance BTP. Le sous-traitant facture HT au donneur d’ordre principal — qui collecte et déduit la TVA en miroir. Si le donneur d’ordre est un particulier (chantier direct chez un client final non-assujetti), le mécanisme ne s’applique pas : TVA classique. Votre PA permet de cocher « auto-liquidation BTP » lors de la création de la facture entre assujettis, ce qui ajoute la mention légale obligatoire. Les éditeurs BTP — Obat¹⁷, EBP Bâtiment¹⁸, Mediabat¹⁹ — documentent cette prise en charge sur leurs pages produit.

Comment annuler une facture déjà transmise ?

Une facture transmise par la PA ne peut pas être « supprimée » (intégrité d’archivage, art. L. 102 B LPF⁶). Vous devez émettre un avoir d’un montant égal pour annuler comptablement, puis émettre une nouvelle facture rectificative.

FAQ rapide

Combien de temps pour émettre une facture une fois la PA paramétrée ? Le délai dépend de l’interface PA. Sur les PA SaaS modernes (Pennylane, Tiime, Sellsy²⁰²¹²²), l’émission depuis un devis validé est documentée comme « en un clic ». Sur les ERP traditionnels (Cegid Quadra, Sage 100), le délai peut être plus long selon le workflow paramétré.

Puis-je continuer à envoyer des factures par email après septembre 2027 ? Non en B2B. L’article 289 bis du CGI⁵ impose le recours à une PA pour toute facture B2B domestique. L’email reste un canal de notification mais n’est plus un canal de transmission juridiquement valable. En B2C (particuliers), la facture libre (PDF, papier) reste valable.

Que faire si ma PA tombe en panne le jour où je dois émettre une facture urgente ? Vérifier le SLA de disponibilité affiché par votre PA dans ses CGU ou sa page support. En cas d’incident, attendre la résolution. Le PPF ne propose plus d’émission directe depuis le recentrage du 15/10/2024⁴ — il n’est donc pas un canal de secours. La double inscription à deux PA est techniquement possible (rare) mais augmente la complexité contractuelle.

Mon client refuse la facture pour mention manquante. Comment faire ? Émettre une facture rectificative via votre PA en corrigeant la mention manquante. La PA transmet automatiquement la rectification.

Quel est le coût d’une émission via PA ? Inclus dans l’abonnement mensuel de la PA. Le ticket d’entrée varie : 0 € (plans gratuits Indy Essentiel, Tiime Free, Odoo One App Free selon leurs pages tarifs respectives¹³¹⁴¹⁵) à plusieurs dizaines d’euros par mois selon le périmètre fonctionnel.

Pour aller plus loin

• Calendrier officiel de la réforme 2026-2027
• Format Factur-X, UBL, CII : détail technique
• Obligations TPE/PME : ce que dit la loi
• Comment choisir sa PA en 6 critères
• Guide complet PA 2026
• Annuaire des Plateformes Agréées
• Comparatif côte-à-côte des principales PA
• Notre méthode de classement